Espace adhérent
Un outil pour faciliter vos démarches en prévention et santé au travail
Chaque chef d’entreprise adhérent à SIST Ouest Normandie dispose d’un espace personnel sur internet.
Pratique et sécurisé, cet espace vous permet notamment de :
- Consulter et mettre à jour les informations de votre entreprise
- Mettre à jour la liste de vos salariés (embauches, départs, changement de poste)
- Réaliser votre déclaration annuelle d’effectif
- Visualiser le planning des prochains rendez-vous et solliciter des visites
- Consulter les documents partagés avec votre Service de prévention et de santé au travail
- Accéder aux coordonnées de votre équipe santé travail
- Consulter et payer vos factures
- Accéder aux statistiques de votre entreprise
Comment accéder à votre espace adhérent ?
- Cliquez sur le bouton ci-dessous
- Renseignez votre adresse mail Si elle n’est pas reconnue, contactez nos chargées de relations adhérents (coordonnées ci-dessous)
- Saisissez le code de connexion unique que vous recevrez automatiquement dans votre boîte mail à chaque connexion (aucun mot de passe à retenir).
Pour toute question, nous vous invitons à vous rapprocher de Madame ROUSSEL ou Madame DUBOST, chargées de relations adhérents, soit par email sur info@santetravail-on.fr, soit par téléphone au 02 33 57 00 00 et 02 33 44 08 28.
Comment donner l’accès à mon cabinet comptable ?
Vous pouvez autoriser votre cabinet comptable à effectuer certaines démarches sur votre espace adhérent : mises à jour administratives, déclaration annuelle d’effectif, demandes de rendez-vous, gestion des entrées et sorties de salariés, etc.
Pour cela, ajouter un utilisateur externe à l’entreprise directement sur votre espace adhérent, ce qui permettra à votre cabinet comptable d’y accéder.
Il est important de noter que vous conserverez toujours l’accès à votre espace adhérent avec vos propres identifiants.
Questions / Réponses espace adhérent
Sécurité et accès
Notre Service a fait le choix d’une plateforme sans compromis sur la protection de vos données personnelles.
Notre prestataire est certifié Hébergeur de Données de Santé et ISO 27001 pour la sécurité des données.
Non, sur votre nouvel Espace adhérent, il n’y a plus de mot de passe. Un code à usage unique vous est envoyé par mail à chaque connexion.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter avec votre mail et que vous avez reçu un message vous informant que votre mail n’est pas reconnu, c’est que vous n’avez de compte lié à votre adresse mail. Pour résoudre le problème, nous vous invitons à vous rapprocher de Madame ROUSSEL ou Madame DUBOST, chargées de relations adhérents, soit par email sur info@santetravail-on.fr, soit par téléphone au 02 33 57 00 00 et 02 33 44 08 28.
Vous pouvez autoriser quelques salariés (ex : assistante de direction, personnes des Ressources Humaines, comptable…) à effectuer certaines démarches sur votre espace adhérent : mises à jour administratives, déclaration annuelle d’effectif, demandes de rendez-vous, gestion des entrées et sorties de salariés, etc.
L’ajout d’un utilisateur se fait directement sur votre espace adhérent. En fonction de l’utilisateur, vous pouvez attribuer différents droits d’accès.
Il est important de noter que vous conserverez toujours l’accès administrateur à votre espace adhérent avec vos propres identifiants.
Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mon entreprise » :
Puis cliquez sur l’onglet « Utilisateurs »
Pour créer un utilisateur :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Ajouter » :
Remplissez ensuite les informations personnelles de l’utilisateur, puis sélectionnez le rôle qui lui fournira les droits d’accès inscrits dans l’interface.
- Vous pouvez sélectionner plusieurs rôles pour un même utilisateur
- Vous avec accès au détail des droits d’accès pour chaque profil en cliquant sur « Voir les autorisations du rôle »
- L’utilisateur sera en statut « En attente de validation » tant que celui-ci n’aura pas validé cette création en cliquant sur le lien de connexion reçu à cet effet sur son adresse mail
Pour modifier ou supprimer un utilisateur
Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur puis « Modifier les informations professionnelles » pour modifier l’utilisateur ou « Supprimer » pour supprimer cet utilisateur
Pour gérer les notifications reçues par mail pour l’utilisateur
Cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne de l’utilisateur « Modifier les notifications »
Puis décochez les notifications que l’utilisateur ne souhaite plus recevoir. Attention au moins un des utilisateurs de l’entreprise devra recevoir les notifications, vous ne pourrez donc pas décocher les notifications si vous êtes le seul utilisateur :
Vous pouvez autoriser votre cabinet comptable à effectuer certaines démarches sur votre espace adhérent : mises à jour administratives, déclaration annuelle d’effectif, demandes de rendez-vous, gestion des entrées et sorties de salariés, etc.
Pour cela, vous devez créer un utilisateur externe à l’entreprise directement sur votre espace adhérent, ce qui permettra à votre cabinet comptable d’y accéder.
Il est important de noter que vous conserverez toujours l’accès à votre espace adhérent avec vos propres identifiants.
Mise à jour des salariés
Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mon effectif »
- Pour ajouter un salarié :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Nouveau salarié » :
Puis renseignez les informations RH, les postes ainsi que les situations de travail du salarié.
Il s’agit des situations de travail qui peuvent générer un risque sur l’état de santé du salarié. Vous pouvez soit les chercher via le champ « Recherche » soit descendre sur la page pour accéder à la liste et cocher les situations de travail qui concernent ce salarié. En fonction des conditions de travail sélectionnées, le salarié aura un profil SI (Suivi Individuel) SIA (Suivi Individuel Adapté) ou SIR (Suivi Individuel Renforcé), ce qui adaptera la périodicité de ses visites de suivi.
Enfin, cliquez sur « Créer le salarié » :
- Pour réactiver un salarié qui était précédemment dans vos effectifs (exemple : un salarié qui revient au sein de votre entreprise) :
Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur le filtre « Statut » pour n’afficher que les salariés clôturés :
Pour modifier un salarié
Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne du salarié que vous souhaitez modifier puis sélectionnez « Voir la fiche du salarié » :
Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite puis sélectionnez « Modifier les informations RH » pour modifier le salarié
Pour sortir un salarié qui n’est plus dans vos effectifs
Dans la rubrique « Mon effectif », cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne du salarié que vous souhaitez modifier puis sélectionnez « Voir la fiche du salarié » :
Dans la fiche du salarié, cliquez sur les 3 petits points en haut à droite puis sélectionnez « Clôturer le salarié » pour le sortir de vos effectifs.
Gestion des visites
Les rendez-vous pour les visites d’embauche et périodiques sont générés automatiquement en fonction de différents critères (type de visite, date de la dernière visite, créneau temps disponible…).
Dans le cas d’une demande de visite de reprise suite à l’arrêt de travail d’un salarié ou à votre demande si vous souhaitez qu’un salarié soit vu pour une problématique de santé. Allez dans « Convocations et visites », sélectionner « Planifier un rendez-vous », choisissez le type de rendez-vous et renseigner les informations nécessaires.
Pour retrouver la liste des demandes de visites, allez dans « Convocations et visites » puis dans l’onglet « Demandes de visites« .
Une fois dans cet onglet, vous apercevrez les statuts de vos demandes : envoyées (bien reçues par notre Service de santé au travail), en cours de traitement (demande transmise), acceptées (rendez-vous crée) et rejetées.
Les documents liés aux visites des salariés sont disponibles sur votre Espace adhérent.
Pour y accéder, renseignez votre adresse mail puis cliquez sur « Envoyer » pour recevoir le code d’accès à usage unique. Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mes convocations & visites » :
Effectuez la recherche via le nom du salarié puis :
- Sous le bloc « Consultation » : retrouverez les convocations à télécharger (icône téléchargement) que vous pouvez également transférer directement à votre salarié en cliquant sur l’icône flèche
- Sous le bloc « Attestation » : visualisez et téléchargez l’attestation de visite
Si vous ne voyez pas les icônes « Consultation » / « Attestation », c’est que vous ne disposez pas des droits suffisants pour y accéder. Dans ce cas rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle modifie vos droits (Bloc « mon entreprise » / onglet « utilisateurs »).
Pour rappel, l’annulation de rendez-vous en ligne est possible jusqu’à 48h avant le rendez-vous. Passé ce délai, merci de vous rapprocher de votre assistante d’équipe SIST. Pour annuler un rendez-vous directement de votre espace adhérent en ligne, connectez-vous à votre Espace adhérent.
Renseignez votre adresse mail puis cliquez sur « Envoyer » pour recevoir le code d’accès à usage unique.
Une fois connecté à votre Espace adhérent, cliquez sur le bloc « Mes convocations & visites » :
Dans la liste des salariés, cliquez à droite du nom du salarié sur les 3 petits points, puis sélectionner « Annuler le rendez-vous »
Si les trois petits points n’apparaissent pas, positionnez votre souris sur la ligne du salarié, ceux-ci apparaîtront
Si le choix « Annuler le rendez-vous » dans le menu déroulant des 3 petits points ne s’affiche pas, c’est que :
- soit vous avez dépassé le délai minimum des 48h avant le rendez-vous pour pouvoir l’annuler.
- soit vous n’avez peut-être pas les droits pour réaliser cette action. Dans ce cas, rapprochez-vous de la personne au sein de votre entreprise qui a les droits administrateurs pour qu’elle vous ouvre un accès « convocation » (espace adhérent, bloc mon entreprise, onglet utilisateurs).
